Servizi
Archivio e conservazione cartacea
Prima dell’archiviazione fisica, i documenti vengono indicizzati, utilizzando un software proprietario di document retrieval, che mappa il contenuto di ciascun contenitore, e permette di effettuare ricerche mirate e veloci, in caso di necessità.
Le strutture fisiche di archiviazione sono realizzate in aree opportunamente attrezzate, interamente costruite in cemento armato e con le opportune tutele antincendio e antifurto.
È inoltre attivo un servizio di vigilanza, in aggiunta a tutti i sistemi elettronici di controllo degli accessi, ed è anche presente un collegamento con Aziende di Vigilanza in caso di attivazione di uno dei sensori collegati al sistema integrato di allarme.
Per quel che concerne l’archiviazione e la gestione ottica ed elettronica dei documenti SSIS, in collaborazione con propri partner, è in grado di offrire servizi completi specificamente disegnati sulle esigenze del Cliente.
Alla fine del ciclo di vita degli archivi cartacei, SSIS è in grado di fornire anche il servizio di distruzione programmata mediante conferimento in cartiera, con possibilità di assistenza da parte di operatore specializzato che attesti e certifichi la distruzione in condizioni di massima sicurezza. La scelta di affidarsi a SSIS per garantirsi non solo lo smaltimento di vecchi archivi scaduti, ma che possa garantire anche la distruzione degli stessi con apposita certificazione può essere utile per le società che trattano dati sensibili.
La conservazione dei documenti cartacei riguarda l’archiviazione e la gestione fisica dei documenti aziendali, in particolare, quelli di contenuto riservato e sensibile. Il servizio contempla lo svolgimento di tutte le attività previste per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale del Cliente, in conformità alla normativa di legge e nel pieno rispetto di criteri di efficienza ed economicità.
Il servizio di gestione degli archivi contempla lo svolgimento di tutte le attività gestionali connesse al ciclo di vita del documento e il sistema operativo adottato garantisce la puntuale esecuzione delle diverse fasi del processo di gestione dei flussi cartacei, permettendo la risoluzione di ogni problematica di gestione di archivi correnti, di deposito e storici.
Per il trasferimento e la conservazione della documentazione, vengono utilizzati appositi contenitori “normalizzati” antipolvere, progettati per preservare l’integrità fisica del materiale cartaceo. L’attività di normalizzazione può essere effettuata dal Cliente o anche fornita da SSIS tramite suoi addetti specializzati.